Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian
kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /‘the office”. It is any
room where clerical work is normally carried on, whatever name it may
be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama
apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo
menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat,
staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari
pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun
secara praktis.
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang
maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan
instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna
yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat
kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang
melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai
keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan
yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia
bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan
informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang.
Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari
kegiatan perusahaan dan organisasi.
Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen
dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para
ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:- Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
- Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
- Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
- The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )
- Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
- Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).
Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran
merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni
perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar
tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah
pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu:
pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan
sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana
kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab
“tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan
pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah
kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol
setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud
pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk
kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat,
komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan
tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.